1. Identificación del responsable
Esta Política de Privacidad informa sobre el tratamiento de datos personales realizado a través de fichajepresencial.es y de la plataforma FichajePresencial.
- Responsable: Jonatan Gómez Hernández
- NIF/CIF: 45643830P
- Dirección: Joaquin escriva y peiro 3, Valencia
- Email de contacto: web@fichajepresencial.es
2. Roles en protección de datos
FichajePresencial puede actuar con distintos roles según el tratamiento:
- Responsable del tratamiento: respecto de los datos necesarios para gestionar el sitio web, cuentas de usuario, clientes, facturación, soporte, seguridad, comunicaciones, prevención de fraude y cumplimiento legal propio.
- Encargado del tratamiento: respecto de los datos de trabajadores, empleados, fichajes, horarios, registros de jornada, incidencias o datos laborales que el cliente introduce y administra para utilizar la plataforma.
Cuando una empresa o empleador utiliza la plataforma para gestionar trabajadores, dicha empresa o empleador suele ser responsable del tratamiento de los datos laborales y debe informar a sus trabajadores, definir la base jurídica, documentar el tratamiento y formalizar, cuando proceda, el correspondiente contrato de encargo de tratamiento.
3. Datos personales que pueden tratarse
Según el uso realizado, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
- Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE/NIF, identificador interno, firma o código asignado.
- Datos de contacto: email, teléfono, dirección postal o datos de contacto profesional.
- Datos profesionales: empresa, centro de trabajo, puesto, departamento, rol, estado de empleado, permisos y responsable asignado.
- Datos de cuenta: usuario, contraseña cifrada o protegida, rol, idioma, preferencias, estado de cuenta, fecha de alta, último acceso y configuración.
- Datos de registro de jornada: fecha, hora de entrada, hora de salida, tipo de fichaje, modificaciones manuales, incidencias, observaciones, informes y exportaciones.
- Datos de ubicación: geolocalización aproximada o coordenadas cuando el cliente active dicha función y el dispositivo/navegador la facilite.
- Datos técnicos: IP, navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, agente de usuario, logs, cookies técnicas, errores, eventos de seguridad y metadatos de uso.
- Datos de soporte: mensajes, consultas, capturas, archivos enviados voluntariamente y contenido necesario para resolver incidencias.
- Datos fiscales y de facturación: razón social, NIF/CIF, domicilio, servicios contratados, facturas, pagos e historial comercial cuando exista contratación.
FichajePresencial no requiere por defecto datos biométricos ni categorías especiales de datos. El usuario no debe introducir datos de salud, ideología, afiliación sindical, religión, orientación sexual, datos biométricos u otros datos especialmente protegidos salvo que exista base jurídica suficiente y sea estrictamente necesario bajo responsabilidad del cliente.
4. Procedencia de los datos
Los datos pueden proceder directamente del usuario, del cliente o administrador de la cuenta, de empleados invitados por el cliente, del dispositivo utilizado, del navegador, de cookies técnicas, de registros del servidor o de proveedores necesarios para prestar el servicio.
Cuando el cliente introduce datos de trabajadores o terceros, declara estar legitimado para hacerlo y haber cumplido las obligaciones de información que correspondan.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos podrán tratarse para las siguientes finalidades:
- Crear, administrar y mantener cuentas de usuario.
- Prestar funciones de control horario, fichaje, QR, geolocalización opcional, informes, gestión de empleados y administración de permisos.
- Permitir al cliente consultar, corregir, exportar o conservar registros generados en la plataforma.
- Gestionar soporte técnico, incidencias, comunicaciones operativas y solicitudes de contacto.
- Gestionar presupuestos, contratación, facturación, pagos, impagos y relación comercial.
- Garantizar seguridad, trazabilidad, prevención de fraude, control de accesos, detección de abusos y protección de sistemas.
- Realizar mantenimiento, copias técnicas, migraciones, depuración de errores, mejoras del servicio y análisis de funcionamiento.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Defender derechos, formular reclamaciones o responder frente a responsabilidades.
6. Bases jurídicas
Las bases jurídicas aplicables pueden incluir:
- Ejecución de contrato o medidas precontractuales: para crear cuentas, prestar servicios, gestionar soporte o tramitar contratación.
- Cumplimiento de obligaciones legales: para facturación, contabilidad, obligaciones fiscales, atención de derechos, seguridad o requerimientos de autoridades.
- Interés legítimo: para seguridad, prevención de fraude, mantenimiento, mejora técnica, defensa de derechos, control de abusos y comunicaciones operativas relacionadas con el servicio.
- Consentimiento: cuando sea necesario para comunicaciones comerciales, cookies no técnicas, formularios voluntarios o funcionalidades que lo requieran.
- Instrucciones del cliente responsable: cuando FichajePresencial actúe como encargado del tratamiento respecto de datos laborales gestionados por el cliente.
En el contexto del registro horario de trabajadores, la base jurídica principal del cliente empleador suele estar vinculada al cumplimiento de obligaciones legales laborales y a sus facultades de organización y control, sin perjuicio de la obligación de informar de forma clara a las personas trabajadoras.
7. Datos de control horario y geolocalización
La finalidad principal de los datos de control horario es registrar inicio y fin de jornada, incidencias vinculadas al fichaje, trazabilidad de registros y generación de informes para el cliente.
La geolocalización, cuando esté disponible y activada, se utilizará como dato accesorio del fichaje o como medida de verificación razonable, no como seguimiento permanente de la persona trabajadora. Su activación, proporcionalidad, necesidad y comunicación a empleados corresponde al cliente responsable del tratamiento.
La ubicación puede ser aproximada y depender de permisos del navegador, GPS, red, WiFi, operador, dispositivo, VPN, proxy o configuración del usuario. No debe utilizarse como prueba absoluta sin revisión humana y sin atender al contexto.
8. Obligación de facilitar datos
Los datos marcados como obligatorios o necesarios para crear cuenta, fichar, administrar empleados, generar informes, contactar con soporte o contratar servicios son necesarios para prestar dichas funciones. La negativa a facilitarlos puede impedir el uso total o parcial de la plataforma.
9. Conservación de los datos
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio, mantener la cuenta, atender solicitudes, cumplir obligaciones legales y defender derechos frente a reclamaciones.
- Datos de contacto y consultas: durante la gestión de la solicitud y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades.
- Datos de cuenta: mientras la cuenta permanezca activa y durante el plazo necesario tras la baja para gestión técnica, legal o de reclamaciones.
- Datos de facturación: durante los plazos fiscales, contables y mercantiles aplicables.
- Logs técnicos y seguridad: durante el periodo necesario para prevenir abusos, resolver incidencias, garantizar seguridad y documentar eventos relevantes.
- Datos de trabajadores y fichajes tratados por cuenta del cliente: según instrucciones del cliente responsable, condiciones del plan, obligaciones legales aplicables y necesidades técnicas de la plataforma.
La obligación legal de conservar registros de jornada y ponerlos a disposición de trabajadores, representantes e Inspección corresponde al empleador o cliente responsable. FichajePresencial puede facilitar la generación y exportación de datos, pero el cliente debe conservar sus propias copias cuando la normativa o su organización lo requiera.
En cuentas gratuitas, demos o pruebas, la conservación de datos puede ser limitada y no se garantiza custodia indefinida, recuperación individualizada ni restauración de información concreta. El cliente debe exportar periódicamente la información que necesite conservar.
Los datos eliminados podrán permanecer durante un tiempo limitado en copias técnicas de seguridad hasta su sobrescritura, rotación o eliminación ordinaria, con acceso restringido y finalidad exclusiva de recuperación o seguridad cuando proceda.
10. Destinatarios y encargados del tratamiento
Los datos podrán ser tratados o comunicados a:
- El cliente, empresa o administrador de cuenta que gestiona los datos de sus trabajadores.
- Usuarios internos autorizados por el cliente según sus permisos.
- Proveedores técnicos necesarios para alojamiento, mantenimiento, correo electrónico, soporte, seguridad, copias, dominios, certificados, mensajería, analítica técnica o servicios auxiliares.
- Asesores, colaboradores o prestadores necesarios para facturación, contabilidad, asistencia técnica o defensa de derechos.
- Administraciones públicas, juzgados, tribunales, cuerpos de seguridad, Inspección de Trabajo, Agencia Tributaria, Agencia Española de Protección de Datos u otras autoridades cuando exista obligación legal.
Los proveedores que traten datos personales por cuenta de FichajePresencial deberán hacerlo bajo compromisos de confidencialidad y protección de datos adecuados.
11. Transferencias internacionales
Con carácter general se procurará utilizar proveedores ubicados en la Unión Europea o en países con garantías adecuadas. Si fuera necesario utilizar servicios ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, se adoptarán las garantías previstas por la normativa aplicable, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos válidos.
Algunas comunicaciones o herramientas de terceros utilizadas voluntariamente por el usuario, como servicios de mensajería, correo, navegadores, sistemas operativos o integraciones externas, pueden estar sujetas a sus propias políticas y ubicaciones de tratamiento.
12. Seguridad
Se aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, mal uso, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los riesgos y la naturaleza de los datos tratados.
Entre otras medidas, podrán utilizarse control de accesos, permisos por rol, registros técnicos, cifrado o protección de contraseñas, copias técnicas, actualizaciones, medidas antiabuso y restricciones de acceso administrativo.
Ningún sistema conectado a Internet es completamente infalible. El usuario debe proteger sus credenciales, dispositivos y accesos, y comunicar cualquier sospecha de uso no autorizado.
13. Brechas de seguridad
Cuando exista una brecha de seguridad que afecte a datos personales, se evaluará el riesgo y se actuará conforme a la normativa aplicable. Si FichajePresencial actúa como encargado del tratamiento, comunicará al cliente responsable las incidencias relevantes de las que tenga conocimiento para que este pueda cumplir sus obligaciones.
Cuando FichajePresencial actúe como responsable y la brecha suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas, se notificará a la autoridad de control competente dentro de los plazos legalmente previstos y, cuando proceda, a las personas afectadas.
14. Derechos de las personas interesadas
Las personas interesadas pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y retirada del consentimiento cuando proceda.
Para ejercer derechos puede escribirse a web@fichajepresencial.es, indicando claramente el derecho que se desea ejercer y aportando información suficiente para acreditar la identidad.
Cuando la solicitud se refiera a datos de trabajadores gestionados por una empresa cliente, FichajePresencial podrá remitir la solicitud al cliente responsable o indicar al interesado que contacte con su empleador, sin perjuicio de colaborar cuando legalmente corresponda.
15. Reclamación ante la autoridad de control
Si la persona interesada considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
16. Comunicaciones comerciales
Solo se enviarán comunicaciones comerciales cuando exista base legítima para ello, consentimiento previo o una relación contractual que permita comunicaciones relacionadas con servicios similares, siempre ofreciendo mecanismos razonables de oposición o baja cuando proceda.
17. Cookies y tecnologías similares
El uso de cookies y tecnologías similares se regula en la Política de Cookies. Las cookies técnicas pueden ser necesarias para el funcionamiento de la web, sesión, idioma, seguridad o preferencias. Las cookies no técnicas se utilizarán conforme a la normativa aplicable.
18. Menores de edad
La plataforma está dirigida principalmente a empresas, autónomos y usuarios profesionales. No está destinada al registro autónomo de menores de edad. Si una empresa introduce datos de trabajadores menores de edad, deberá contar con base jurídica suficiente y cumplir las obligaciones laborales y de protección de datos aplicables.
19. Cambios en la Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad podrá actualizarse para adaptarla a cambios normativos, técnicos, organizativos, de seguridad, de producto o de proveedores. La versión publicada será aplicable desde su publicación, sin perjuicio de los derechos que correspondan legalmente a las personas interesadas.
Última actualización: 16 de junio de 2026.